能源环境与安全工程学院团委学生会管理制度

能源环境与安全工程学院团委学生会管理制度

为了进一步加强分院学生会的自身建设，明确能源环境与安全工程学院分团委学生会的组织纪律及有关制度。使学生会的工作更加规范化，并在实际工作过程中有一个参照执行的标准。根据院学生委员会章程和相关学生工作的文件精神，对学院学生会制度进行了修订、增补和完善，汇编后共六章。其内容如下：

一、日常工作制度

1、例会制度

2、值班制度

3、学生会活动的组织程序

4、办公室办公用品管理制度

5、学生会文档管理制度

二、学生会成员管理制度

1、学生会成员的聘任

2、学生会成员的培养与选拔中应注意的问题

3、关于学生会成员申请退出学生会、辞退、开除等方面的制度

4、工作证使用制度

三、财务管理制度

四、考核制度

五、奖惩制度

1、奖励

2、惩处

六、附则

第一章 日常工作制度

一、例会制度

（一）学生会每周举行一次执委工作例会，执委例会参加人员：主席、各部门执委。会议由主席主持，各部门讨论协调下周的工作计划； 主席团、各部门提出工作中遇到的问题，全体讨论解决方案。其余紧急会议，将根据具体情况通知。

（二）各部门由执委定期组织部门会议，会议由该部全体成员及其他相关人员参加，对本部工作进计划、布置、总结等。

1、会议的内容要求：

（1）传达校与院有关部门的指示、文件精神、有关工作信息。

（2）各部执委和主席团成员汇报、研究、检查、总结上周及前一阶段工作情况，安排本周及下一阶段工作。落实校与院的近期工作精神，调查了解工作中出现的有关问题和信息，并对其进行分析讨论，最终予以解决。

（3）进行必要的政治学习，互相交流工作经验。

（4）开展批评和自我批评。

2、会议的组织要求：

（1）会议可长可短，务实求真，不走形式。

（2）会议要有明确的议题，会前进行必要的准备，安排好会议程序。

（3）发言者要围绕会议议题进行发言或讨论，要求表达明确、思路清晰。

（4）秘书处对会议全过程做好会议记录，做到条理清楚。

3、会议的纪律要求：

（1）会议前由秘书处负责签到，会议成员不准无故缺席、迟到或早退，未能到会者须提前向主席团请假。

（2）开会时必须带笔记本，并做好本部门的工作笔记，在会议中，应将手机关机或调为振动，各成员不得做与会议无关的事。

（3）会议要保持良好的会场秩序,会议上举止文明，形象得体。

二、值班制度

1、在正常工作期内，每周一到周五15：30——16：30，为学生会值班时间。

2、值班主要任务：

（1）密切联系学校有关部门和广大同学，做到上情下达，下情上报；

（2）对值班期间的来人、来电要热情接待，并做详细记录，并及时上报；

（3）对值班期间的物品外借及办公室的使用要做好详细的记录；

（4）接受学生投诉，对投诉问题认真记录并及时做好反馈工作；

（5）认真做好值班交接工作。

3、值班要求：

（1）值班人员由秘书处统一安排，值班者需签到（禁止代签），包括部门执委及秘书处干事；

（2）值班时要保证值班时间，不迟到早退，不得中途离开；

（3）值班者须对来访活动人员存放、取出物品做好登记，对物品一一清点，并做好值班日志；

（4）值班期间须保证良好的工作秩序与学习秩序，不得吵闹、喧哗，不得把与工作无关的人员带到办公室逗留；

（5）值班者要保证值班室内的卫生和物品摆放整齐，做好办公室的保洁工作，离开办公室后，须关好门窗，人走灯熄，及时将钥匙交于第二天值班者；

（6）值班者有事必须提前请假，以便人员调整，确保值班人员准时到场；

（7）值班者须对工作认真负责，由主席团对值班出勤情况进行综合考核，若值班者迟到早退情况超过两次的将在执委例会上予以通报批评。

三、学生会活动的组织程序

1、各部门在每学期开学时制定本学期的工作计划，并及时上交秘书处，以便学生会制定整体的年度总工作计划。

2、各部的日常工作，常规活动由本部自行组织，安排。

3、各部门若开展计划内非常规性的活动，应在活动前二周制定出活动计划及策划书（活动名称、开展形式、活动意义、人员分工、经费预算、时间地点、进程安排、预期效果、难点估计、预防意外及宣传准备。），报分团委或主席团成员审批。经批准后，在例会上宣布，统一安排部署后，方可开展该项活动。活动开展后三天内做出活动总结，并将策划书和总结上交办公室进行统一归档。

4、对于一些规模较大的活动，需其他部门配合或几个部门联合开展的，可根据活动的大小组成一个由主席或承担主要活动的中心部门负责人，来具体组织该活动。以活动为中心统一指挥，责任明确，应在活动前召开专项工作会议进行具体部署。

5、学生会在组织整体性的大型活动时，一般由主席负责。以该项活动为中心，集中学院学生会人力、财力、物力给予支持。在活动前进行动员，召开专项工作会议进行具体周密部署，并积极向上级请示有关事项，聘请有关领导、老师作为活动指导或顾问，以确保此项活动的顺利开展，取得圆满成功。

6、该学期工作结束后，各部门执委要进行本部门的工作总结，一些大型活动结束后主要负责人也要进行工作总结，并交送秘书处存档。

7、专项工作会议根据情况可在正常例会时召开，也可单独召开。

8、秘书处按部门设立部门档案，记录各部门工作情况以及各部门活动考核结果。

9、秘书处负责统一保存院学生会的各种工作文件，各项活动计划，工作总结及其它各种有关资料。

四、办公室办公用品责任制

为了进一步加强对办公室内的设施、卫生、秩序的管理，特针对办公室及部分办公用具设施，实行部门负责制。

1、办公室统一由秘书处执委负责和安排。

2、秘书处负责人，根据本办公室使用情况，可按部门、使用人或使用时间，进一步明确责任人并做好详细登记。

3、秘书处定时检查各办公室的设施、办公用具，出现问题及时联络相关责任人，并给予维修或增补。

4、办公室的设施，办公用具损坏或丢失后应及时报告秘书处，责任人应主动维修或赔偿（或部分赔偿）。

5、学生会统一配相应办公室钥匙，其它人员未经秘书处责任人批准，不得私自配钥匙。

6、学生会换届后，上届学生干部若不再留任，应及时将自己使用的一切办公室用品或设施，包括门上钥匙，柜子抽屉等交下届秘书处负责人，或交学生会秘书处。供下届学生会统一调配使用。下届秘书处责任人应在接任一周内接管、盘点、清查对应办公室内的设施、办公用具等，并由秘书处负责人或主席见证，与上届责任人办理交接手续。

7、各办公室应做到室内整洁，物品摆放有序，关好门窗，人走灯熄。

8、正常工作期内，非本院学生会成员无事不得在院学生会办公室逗留，办公室内要保持良好的工作或学习秩序，不得作为娱乐场所。

9、非工作期内，分院学生会成员可适当利用办公室作为学习场所，但要保证办公室内物品的安全，良好的卫生状况和学习氛围，树立院学生会的形象。

10、各办公室的使用由其责任人负责，以有利于工作为原则安排各办公室内部设施的使用。

11、根据工作需要，经主席团成员批准可由秘书处统一安排各部门开展有关工作或活动；为其它无办公室的部门、社团组织等提供会议活动场所。

五、学生会文档管理制度

学生会文档是学生会工作必不可少的史料和凭证。为推进学生会文档工作的规范化、制度化、科学化进程，提高文档的保密性，保障档案的安全保管以及合理的开发利用，学生会的实际情况，特制定本制度。

1、秘书处负责学生会文档工作，负责文档的收集、整理、保管、开发工作，其他各部门须设立专人负责本部门文档的收集和整理，并在规定时间内报送秘书处存档。

2、学生会文档包括：

（1）学生会的学期工作计划、工作总结；活动策划及总结。

（2）学生会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件。

（3）大型活动大事记：包括活动计划、活动总结、宣传单（册）、海报图样、外联合同、相关书面档案、电子档案及图片影音资料。

（4）学生会主办的各种报刊、期刊及其底稿。

（5）学生会各部会议记录，人事考核、奖惩、任免资料。

（6）校内外各相关单位的通讯方式。

（7）学生会人员名单、通讯方式及人员调动情况。

（8）学生会与外校、校内各分院学生会的交流资料。

（9）其他有保存价值的各种资料（秘书处视情况而定）。

3、上交归档材料时，秘书处应标明编号，并注明交接人或单位及交接时间。收集的零散材料必须立即进行整理、分类使之系统化并归档，必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始材料，以便于保管和利用。学生会文档的保存与管理涉及学生会的整体利益。秘书处应定期进行清理和检查。

4、整理的材料须统一规格：

（1）书面材料以A4型纸为统一规格；

（2）除书面材料外应备份电子文档、电子文件，统一存入各部门的子目录里；

（3）照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。如归档材料不符合要求，秘书处有权退回，并交原部门重新整理。

5、除人事档案及人事考核资料外的其它文档，有正当事由可以查阅，但须经秘书处负责人员同意并在秘书处内进行。原则上文档不得外借，确需外借的，须登记借阅人姓名、部门、事由、经手人姓名及借阅时间。任何人查阅文档时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为，文档未经允许不得擅自复制传播。

6、对按本制度应立卷归档的材料，须按规定定期向秘书处移交，集中管理，不得拖延。

7、学生会换届时，上任秘书处成员负责向下任说明文档的详细结构和内容，保证其连续性。部分确无保存价值的文档，经主席团批准可销毁。

第二章 学生会成员管理制度

一、学生会成员的聘任

1、学生会的全体成员（包括执委和干事）必须经过能源环境与安全工程学院招员考核，被录取后才能进入学生会工作。

2、在每学年初或由主席团确定需要招员的时间，由分团委组织部负责招员考核，考核原则上面向全院同学，依照公开、公正、公平的原则，择优录取。

3、在校内其他学生组织担任执委的同学，为了保证精力的投入和工作的顺利进行，原则上不得兼任质量与安全分院学生会执委，特殊情况须经主席团批准。

4、新加入的学生会主席团在学生会全体大会上接受由上级颁发的聘用证书。

5、新加入院学生会的成员或工作职务有变动的成员，在新岗位上有一定时间的试用期，试用期由主席团另行决议。

二、学生会成员在培养与选拔中应注意的问题

1、在聘任，培养学生执委、干事之前，着重进行三方面的综合考查：

（1）工作态度，组织纪律性；

（2）个人的思想觉悟、学习成绩；

（3）工作能力。

2、人事的任用应该客观、公正，唯才是用。

3、从整体上讲，学生会成员应具有广泛的代表性，除了正常招新外，可以推荐的方式为学院学生会补充执委（或干事）。所有学院学生会成员都有权利和义务将自己发现的在各方面素质都比较优秀的会员向上级推荐。

4、平时工作应注意新老学生会成员的结合，注意培养后备力量。

5、在人事组织上，要充分发扬民主，让各方面的人才都能发挥自己的优势，尤其是专业技能和特长。

6、各部门的人事（干事）变动，应及时向主席报告，并通知秘书处。

三、关于学生会成员申请退出学生会、辞退、开除等方面的制度

1、自愿退会：自愿退会者，由本人提出书面申请，经批准后，方可退会。

2、辞退：根据有关文件，不合乎学生干部资格，挂科达两门及两门以上者，期终考核结果较差，或违反工作制度，无视组织纪律，影响学生会形象者，视情节严重与否给予留会或辞退等处分。

3、开除：违反校规校纪或严重扰乱院学生会正常工作秩序者，开除出院学生会，并进行通报批评。

4、关于对申请退会，辞退或开除的审批：干事由执委审批，执委经主席团通过后，报学院分团委批准。

5、被辞退，开除的会员，以及自愿申请退会的会员，离会时，收回有关工作证件。

四、工作证使用制度

1、学生会成员经秘书处登记注册后，发给工作证，并享有其工作证的使用权。

2、工作证是学生会成员的身份证明和标志，应妥善保管，不得外借、涂改或做抵押品。

3、学生会成员在执行公务时必须佩带工作证。

4、工作证如有遗失或损坏，应上交报告，经秘书处审核批准后办理补办手续，予以补发。

5、在退出学生会后必须将工作证及时交回，禁止私自保存。

第三章 财务管理制度

为了使财物合理化，规范化使用学生会资费，提高财务管理的规范化，透明化，特制定以下规定：

一、日常财务管理

1、对进行报销的票据要求：50元金额以上的经费必须凭有效发票（需盖章）报销，50元金额以下的经费原则上凭有效发票（需盖章）报销，特殊情况可凭收据报销，所报销的票据背面均需注明资金用途、经手部门、经手人姓名.如果票据是各项花费总额，还需配有明细单。

2、各部门日常工作所需的经费及物品，经分团委书记或主席团审批后，方能进行一定数量的采购，凭有效发票到秘书处报销，要求负责人签字。

3、关于经上级主管部门批准的财物事宜，若经秘书处统一报账，须持上级有关部门领导审批凭据（批条）方可执行。

4、特殊情况下，经主席或秘书处执委口头批准而没有书面证明的财物事务，事后应及时增补有关手续（限两日内）。

5、每月1号至8号对上一个月内的采购发票统一进行报销，过期需等到下一个月。

二、活动财务管理

1、各部门计划内的重要活动举办前，组织策划者需在策划书中预算出整个活动的费用，如宣传、联系、评委、奖品、场地等费用，逐项列清，经分团委老师或主席团审批后，方可向秘书处预支相应的钱款，要求领款人签字。

2、在活动进行中期，一般不予以报销。

3、在活动结束后一周内，负责人凭活动物品的具体采购清单和相应的有效发票向秘书处提出报销要求，报销一次性完成，所报的发票背后均需注明用途及负责人的签字。

4、秘书处收取发票后，应及时登记，报销后及时对预支的钱款进行多退少补，并要求负责人签字。

5、有关活动结束后的剩余物品由秘书处统一保管，并进行登记，以备后用。

第四章 考核制度

能源环境与安全工程学院学生会执委的考核实行百分制，以学期为单位打分，主要从以下三个方面进行考核：

一、工作态度（30%）

1、按时参加例会，不迟到早退，因故未能到会者需及时请假，遵守会议纪律，积极参与会议的各项议题。

2、按时参加学生会的值班工作，不迟到早退，因故不能参加值班需在事先调好班，值班时遵守值班制度，热情接待来访者，做好值班记录工作。

3、对工作热情主动，责任心强，保持认真严谨的态度，对本职工作有充分认识与了解，不断完善自己，提高自己。

3、开学初完成学期工作计划，学期结束时完成期末工作总结，进行部门活动前有详细的活动策划书，活动结束后及时做活动总结。

4、认真完成所分配的工作，在工作中胆大心细，善于发现问题和解决问题，敢于承担责任，多与工作伙伴交流，听取多方面的意见，及时向上面反映问题、汇报情况。

5、积极参与学生会组织的各项活动，热情为同学服务，身体力行，有亲和力，能起到良好的带头作用。

二、工作成绩（40%）

1、能准确把握本部门的工作定位，理解本部门的工作范围，以此制定出合理的部门工作章程，做到严格执行，使部门工作规范化。

2、能很好的调动部门人员的工作热情，合理的安排和分配部门工作，做到条理分明。

3、能很好的完成部门的常规工作，没有出现问题和纰漏。

4、能根据部门工作特色，策划组织部门活动，具有创新意识，所组织的活动影响大，效果好，受到同学的普遍欢迎。

5、在举办学生会的大型活动时能与其他部门进行合理的分工合作，很好的完成所分配到的工作。

6、日常工作中能与其他部门做到良好的沟通交流，能协调其他部门开展某些活动。

7、工作中能及时发现问题并有效的解决问题，善于发现不合理的地方并完善它，能听取多方面的意见做出决定。

8、对部门内部能做到完全的了解情况，公平合理的对待每位成员，在工作之余多关心了解干事的生活和学习情况，完善学生会是一家人的概念。

三、个人表现（30%）

1、具备与工作相适应的工作素质和意识，讲究一定的工作方法。

2、具有一定的领导才能，在部门中能树立自己的威信。

3、能礼貌待人，有良好的学习和生活作风，发挥榜样带头作用。

4、学习成绩在班级中处于中等以上的水平，积极获取奖学金。

5、积极参加各类科技或人文的知识竞赛，并取得一定的成绩。

6、积极参加各类社会实践和志愿者的活动。

第五章 奖惩制度

一、奖励制度

1、对于学生会的优秀个人、团体可在每学期末进行总结表彰。

2、根据对各部门的综合考评情况（常规工作与当前实际情况相结合，与本部门工作相结合所开展的特色活动各占50%），每年评出2~3个优秀工作部门。

3、经各部门推荐，根据各个考核情况，经主席团评定，每学期评选出院学生会“优秀学生干部”、“优秀学生干事”，并进行表彰。

4、由分院学生会根据考评情况，每年向团支部推荐若干名较为优秀的分院学生会干部或干事，参与分院团支部组织的优秀团员的评定。

二、惩处制度

为了严肃院学生会组织纪律和执行有关制度，对于违反有关规定、制度的学生，经团支部批准后，给予通报批评、留会查看、辞退、开除出院学生会之处分。具体参照第二章第三部分。

第六章 附则

1、本管理办法自能源环境与安全工程学院分团委学生会通过之日起执行。

2、本管理办法解释权属于能源环境与安全工程学院分团委学生会。

能源环境与安全工程学院分团委学生会

2024年3月

（更新于2024年3月）